dr. Pramadhya Bachtiar, M.Kes Bayangkan jika suatu rapat koordinasi hanya diisi dengan peserta yang ngantuk, materi-materi yang selalu diulang dari rapat ke rapat, permasalahan yang klasik tanpa penyelesaian yang "brave", atau peserta yang nulis atau nyorat-nyoret gak karuan. Pasti banyak orang yang akan bilang....."it's waste my time" atau mungkin "it's stupid". Semestinya setiap waktu yang berjalan di suatu perusahaan dapat dimanfaatkan dengan efektif. Perihal rapat, misalnya, harus fokus (tidak perlu melebar kemana-mana); tidak perlu membahas permasalahan yang itu-itu terus. Pastikan rapat itu menjadi ajang untuk tukar menukar informasi, pengambilan keputusan yang bijak (mendengar masukan dari seluruh bagian), merencanakan program kerja yang jelas, mengevaluasi program kerja yang telah berjalan, dan lain sebagainya. Rapat diusahakan sesistematis mungkin, agar peserta rapat tidak jenuh. Keikutsertaan atau peran aktif anggota rapat harus dibangun dengan cara memberikan kesempatan bagi peserta rapat untuk urun bicara. Jika ada peserta rapat yang tidak dikehendaki untuk bicara sebaiknya tidak usah diundang dalam rapat. Hal ini bertujuan untuk menghormati peserta tersebut dan juga agar tidak memperjenuh suasana rapat.
Jadi jelaslah bahwa rapat yang merupakan kegiatan rutin perusahaan, jika tidak dimenej dengan baik akan menjadi sangat tidak efektif. Padahal waktu adalah aset perusahaan yang tidak tergantikan oleh apapun juga, sehingga banyak orang yang sadar betul akan pentingnya waktu akan menganggap kegiatan rapat sebagai suatu kegiatan yang stupid. It's not stupid.....it's dumb.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar